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Gestión documental electrónica: el sistema organizativoAdministración electrónica
El Archivo Municipal de Barcelona participa de forma activa en los proyectos de Administración electrónica del Ayuntamiento de Barcelona que implican gestión de documentos. La participación del Archivo se inició con la creación del modelo de gestión de documentos electrónicos y con la posterior implantación y mejora del modelo.
EL MODELO ORGANIZATIVO
Tanto la creación como la implantación del modelo se han desarrollado en un marco organizativo de colaboración con diferentes organismos municipales como Servicios Jurídicos, órganos gestores de los expedientes electrónicos i diferentes direcciones ejecutivas con implicaciones en la Administración electrónica. Sin embargo, en lo referente a la gestión documental electrónica, destaca la relación entre el Sistema Municipal de Archivos y el Instituto Municipal de Informática. Esta relación se detalla en el esquema de la imagen adjunta.
EL MODELO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
1. La creación del modelo
Las bases del modelo de gestión de documentos electrónicos del Ayuntamiento de Barcelona se encuentran en la Ordenanza Reguladora de Administración Electrónica (ORAE) de 2006, que reconoce los principios de la Administración electrónica municipal, la necesidad de la gestión documental de alcance corporativo y el uso de los principales instrumentos del Sistema AIDA.
Este modelo, que se va adaptando a las necesidades de la implantación, a los cambios normativos y a los cambios científicos, está integrado por unos elementos fundamentales:
1.1. Elementos tecnológicos
La plataforma de gestión i repositorio documental, que fue escogida el año 2007 en un proceso de selección en el que participó el Archivo Municipal. Esta plataforma provee del hardware y software necesario para desarrollar una gestión documental con garantías.
El módulo Records Management de la plataforma documental, que permite aplicar políticas de eliminación, disposición i preservación.
1.2. Elementos funcionales
El Cuadro de Clasificación Uniforme del Ayuntamiento de Barcelona
El vocabulario de metadatos
El Calendario de Conservación y Acceso
El modelo del catálogo de documentos
2. La implementación del modelo:
La intervención del Archivo Municipal en la fase de implementación se basa en el estudio de cada procedimiento administrativo que se quiere integrar al efecto de:
Realizar un análisis documental del procedimiento administrativo.
Ubicar el procedimiento dentro del Cuadro de Clasificación.
Definir metadatos concreto de cada procedimiento que no están recogidos en el vocabulario.
Dar soluciones a problemas concretos de integración en el modelo y en las normativas de gestión documental (expedientes híbridos, unidades documentales simples, bases de datos etc.).
3. Los proyectos
El año 2009 se comenzaron a producir los primeros expedientes siguiendo el modelo de expediente electrónico creado. Los proyectos más relevantes que se han implantado en base a este modelo son:
Expedientes de inspección
Expedientes de ocupación de la Vía Pública
Expedientes de obras mayores y menores
Expedientes de vivienda
Tablón de Edictos (tablón de anuncios)
Libro de decretos
Estudios y encuestas de opinión
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