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Comisión Municipal de Valoración y Acceso a la Documentación

La Comisión Municipal de Valoración i Acceso a la Documentación (CMAAD) es el órgano colegiado de carácter técnico responsable de determinar los valores de los documentos, y analizar sus contenidos, al efecto de proponer los periodos de conservación y el régimen de acceso.

Se crea el año 1990 con el nombre de Comisión de Selección i Eliminación y comienza a desarrollar su actividad a partir del año siguiente.

Con la aprobación del Reglamento del Sistema Municipal de Archivos (2010) se le modifica el nombre, su composición i asume nuevas competencias en materia de acceso.

Principales funciones de la CMAAD:

Determinar, elaborar y mantener el Calendario de conservación de documentos, el Registro de eliminaciones y el resto de herramientas de la CMAAD.

Elaborar las normativas, instrucciones y manuales necesarios, a los que tendrán que estar sujetos las oficinas municipales, en aquello que haga referencia a procedimientos sobre acceso, eliminación i conservación de documentos.

Asesorar e informar a los órganos y servicios municipales en materia de valoración, eliminación y acceso a la documentación.

Informar sobre las reclamaciones, quejas o sugerencias en materia de acceso a los documentos y colaborar con el defensor del pueblo del Ayuntamiento en respuesta a estas materias.

Composición de la CMAAD:

La CMAAD está presidida por el gerente del ámbito desde el que se ejercen las competencias en materia de gestión documental y archivos. El archivero/a en jefe es el vicepresidente/a de la CMAAD y presidirá las sesiones en ausencia del presidente/a.

Son vocales de la CMAAD:

a. El secretario/a general del Ayuntamiento de Barcelona, o persona en que delegue.

b. El director/a de los servicios jurídicos, o persona en que delegue.

c. El director/a de los servicios informáticos y de tecnologías de la información, o persona en que delegue.

d. El director/a del Archivo Histórico de la Ciudad de Barcelona.

e. El director/a del Archivo Municipal Contemporáneo de Barcelona.

f. El/la jefe/a del Servicio de Coordinación de Centros de la Dirección del Sistema Municipal de Archivos.

g. El/la jefe/a del Servicio de Gestión Documental de la Dirección del Sistema Municipal de Archivos, que ejercerá también las funciones de la secretaría de la CMAAD.

h. Un/a historiador/a especialista en documentación municipal contemporánea, designado/a per el/la alcalde/esa.

i. Un/a profesor/a del ámbito universitario especialista en historia contemporánea, designado/a por el/la alcalde/esa.

Podrán asistir a les sesiones de la CMAAD personas representantes de la unidad productora de la documentación a avaluar, así como especialistas en los temas que figuran en el orden del día, con voz pero sin voto.

Principales herramientas de la CMAAD:

El Calendario de conservación y acceso , que está elaborado a partir de la Norma de Conservación i que recoge, de manera esencial, los dictámenes referentes a los periodos de conservación, transferencia i régimen de acceso de cada serie documental.

La Norma de conservación , que identifica les series documentales dentro del Cuadro de clasificación uniforme de documentos, establece los periodos de conservación, de transferencia y el régimen de acceso a los documentos a partir de los dictámenes de la CMAAD, y recoge las principales características de cada serie documental.

El Registro de eliminaciones de documentos, que se elabora en base a los requisitos exigidos per el Decreto 13/2008, de 22 de enero sobre acceso, valoración y selección de documentos.

El Manual de valoración, que define los procedimientos de valoración y explica les herramientas de la CMAAD.

Formularios: propuesta de valoración documental, solicitud de eliminación de documentos, informe de muestreo documental, y el acta de eliminación de documentos.